Документооборот счетов-фактур

Обмен электронными счетами-фактурами в России регулируется Министерством финансов РФ и Федеральной налоговой службой.

Порядок документооборота, связанного с выставлением и получением счетов-фактур в электронном виде с ЭП, утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 N 14Н. До 01.07.2021 действовал порядок обмена счетов-фактур, определенный приказом Минфина от 10.11.2015 N 174Н.

Примечание

Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет описан здесь

Форматы

Электронные счета-фактуры можно создавать по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Корректировочные счета-фактуры можно создавать по форматам, утвержденным приказами ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@, от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021).

Форматы служебных документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утверждены приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.

XSD-схемы счетов-фактур формата 820, корректировочных счетов-фактур форматов 189 и 736 могут быть получены с помощью ссылки, доступной в поле XsdUrl контракта DocumentTitle, в результате вызова метода GetDocumentTypes.

Для СФ и КСФ форматы электронных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, описываются следующими XSD-схемами:

Структуры

Для документов, возникающих в ходе документооборота счетов-фактур, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей:

  • для счета-фактуры (СФ) - Attachment/Invoice,
  • для исправления СФ (ИСФ) - Attachment/InvoiceRevision,
  • для корректировки СФ (КСФ) Attachment/InvoiceCorrection,
  • для исправления корректировки СФ (ИКСФ) - Attachment/InvoiceCorrectionRevision.

Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ:

  • Attachment/InvoiceConfirmation (подтверждение оператора электронного документооборота на СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, на извещение о получении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, на уведомление об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ),
  • Attachment/InvoiceCorrectionRequest (уведомление об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ),
  • Attachment/InvoiceReceipt (извещение о получении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, подтверждения оператора электронного документооборота, уведомления об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ).

Примечание

Набор служебных документов отличается в порядке согласно приказам N 14Н и N 174Н. Подробнее см. в разделе Порядок обмена

Порядок обмена

Счет-фактура и все множество служебных документов, предусмотренных порядком Минфина, помещаются в Диадоке в одно сообщение (в одну цепочку документооборота).

Добавление служебных документов к счету-фактуре по мере прохождения им различных этапов документооборота производится при помощи описанного механизма дополнений (см. описание модели данных).

Передача исправлений СФ, а также корректировочных СФ и исправлений КСФ с точки зрения API Диадока производится точно также, как и передача СФ.

Порядок обмена согласно приказу 14Н

Схема, приведенная ниже, демонстрирует порядок обмена счетами-фактурами, утвержденный приказом Минфина от 05.02.2021 N 14Н и реализованный в Диадоке:

  1. Продавец формирует счет-фактуру Invoice1, подписывает его и направляет Покупателю.
  2. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2 о дате получения счета-фактуры, подписывает его и направляет Продавцу.
  3. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“ о дате отправки счета-фактуры, подписывает его и направляет вместе со счетом фактурой Покупателю.
  4. Покупатель получает счет-фактуру и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3о получении счета-фактуры.
  5. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation4 о дате получения извещения о получении счета-фактуры, подписывает его и направляет Покупателю.
  6. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation4“ о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, подписывает его и направляет вместе с извещением о получении Продавцу.
  7. Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном счете-фактуре, он формирует уведомление об уточнении счета-фактуры InvoiceCorrectionRequest5, подписывает его и направляет Продавцу.
  8. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6 о дате получения уведомления об уточнении счета-фактуры, подписывает его и направляет Покупателю.
  9. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6“ о дате отправки уведомления об уточнении счета-фактуры, подписывает его и направляет вместе с уведомлением об уточнении счета-фактуры Продавцу.
../_images/scheme-14n-invoice-docflow.png

На схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений в ящиках Продавца и Покупателя, представляющих один и тот же полностью завершенный документооборот (со всеми возможными служебными документами):

../_images/scheme-14n-invoice-seller-docflow.png ../_images/scheme-14n-invoice-buyer-docflow.png

Сущности - документы, относящиеся к документообороту одного счета-фактуры, в рамках Диадок-сообщения связываются между собой при помощи атрибутов ParentEntityId.

Например, у сущности InvoiceConfirmation2 поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice1.

Также у сущности InvoiceCorrectionRequest5 поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice1.

Если же мы рассмотрим сущности InvoiceConfirmation4 и InvoiceConfirmation4“, представляющие подтверждение оператора, отправленные Покупателю и Продавцу в ответ на извещение о получении счета-фактуры Покупателем, то у них поле ParentEntityId будет указывать на сущность InvoiceReceipt3, представляющую это извещение.

На схеме стрелками обозначаются связи типа ParentEntityId между сущностями. Сущности типа Signature, представляющие ЭП под документами (в соответствии с порядком Минфина все документы возникающие в ходе документооборота счетов-фактур должны сопровождаться ЭП), на схемах не изображены.

Порядок обмена согласно приказу 174Н

До 01.07.2021 порядок документооборота счетов-фактур определялся приказом Минфина от 10.11.2015 N 174Н.

Подробнее

Схема, приведенная ниже, демонстрирует порядок обмена счетами-фактурами согласно приказа 174Н:

  1. Продавец формирует счет-фактуру Invoice1, подписывает его и направляет Покупателю.
  2. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2 о дате получения счета-фактуры, подписывает его и направляет Продавцу.
  3. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“ о дате отправки счета-фактуры, подписывает его и направляет вместе со счетом фактурой Покупателю.
  4. Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3 о получении подтверждения.
  5. Покупатель получает счет-фактуру и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt5 о получении счета-фактуры и извещение InvoiceReceipt4 о получении подтверждения.
  6. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6 о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, подписывает его и направляет Покупателю.
  7. Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt7 о получении подтверждения.
  8. Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном счете-фактуре, он формирует уведомление об уточнении счета-фактуры InvoiceCorrectionRequest8, подписывает его и направляет Продавцу.
  9. Продавец получает уведомление об уточнении счета-фактуры, и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt9 о получении уведомления.
../_images/scheme-01-invoice-docflow.png

На схеме, на зеленом фоне, изображены документы, которые формирует Продавец, на желтом фоне – документы, которые формирует Покупатель, на синем – документы, формируемые Диадоком, в качестве оператора электронного документооборота.

На схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений в ящиках Продавца и Покупателя, представляющих один и тот же полностью завершенный документооборот (со всеми возможными служебными документами):

../_images/scheme-07-invoice-docflow-2.png ../_images/scheme-08-invoice-docflow-3.png

Для облегчения процесса формирования корректного XML-файла счета-фактуры Диадок предоставляет API метод GenerateTitleXml для счетов-фактур в формате №820.

Метод позволяет интегратору не погружаться в детали XML-формата счета-фактуры, а передавать в Диадок только необходимые первичные данные в виде упрощенной структуры.

В частности, можно не заполнять все реквизиты продавца и покупателя, достаточно указать идентификаторы их ящиков в Диадоке, и тогда соответствующие реквизиты будут автоматически загружены из справочника организаций Диадока.

Как видно из представленных выше схем, порядок Минфина помимо построения в специальном XML-формате собственно счета-фактуры требует от Продавца и Покупателя умения формировать ряд служебных документов, XML-формат которых также строго определен.

Диадок облегчает работу интеграторов в части формирования таких служебных документов, предоставляя методы API GenerateReceiptXml и GenerateInvoiceCorrectionRequestXml, которые скрывают знание о деталях XML-форматов этих документов.

Кроме того, для удобства работы с документами (в частности, со счетами-фактурами) в Диадоке реализован метод GetDocuments, позволяющий быстро получать списки документов, удовлетворяющих различным условиям отбора.